Sygnaliści zewnętrzni - przyjmowanie zgłoszeń

Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń zewnętrznych przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Inowrocławiu

W dniu 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024.982). Przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, w tym dotyczące kompetencji Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy jako organu publicznego wejdą w życie 25 grudnia 2024 r.

W celu realizacji ww. zadań, Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Inowrocławiu powołał pełnomocnika ds. sygnalistów i jego zastępcę, którzy oprócz swoich podstawowych zadań będą również realizowali zadania w zakresie przyjmowania zgłoszeń, dokonywania ich weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktowania się z sygnalistami, przekazywania im informacji zwrotnej.

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

1.        Zgłoszenia zewnętrzne przekazywane są przy wykorzystaniu następujących kanałów komunikacji:

1)        w formie listownej na adres: Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Inowrocławiu ul. Mątewska 17, 88-100 Inowrocław z dopiskiem na kopercie np.: „zgłoszenie zewnętrzne naruszenia prawa”, „stanowisko pełnomocnika ds. sygnalistów  - do rąk własnych”,

2)        poprzez fizyczne, osobiste dostarczenie pisma do kancelarii PUP - pismo należy przekazać w zaklejonej kopercie z klauzulą "zgłoszenie zewnętrzne naruszenia prawa" lub „pełnomocnik ds. sygnalistów – do rąk własnych” i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie;

3)        bezpośrednio w siedzibie PUP - gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem 
o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

a)        nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, i/lub

b)       protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez pełnomocnika ds. sygnalistów. w tym przypadku sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

2.        Zgłoszenia odbiera i zarządza ich obiegiem Pełnomocnik ds. sygnalistów w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych  lub jego zastępca.

3.        Przekazywanie zgłoszeń w formie kontaktu osobistego z Pełnomocnikiem ds. sygnalistów  jest możliwe od poniedziałku do piątku, w godzinach 7-14, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i stanowi informację 
o naruszeniu prawa.

Poprzez informację o naruszeniu prawa, w myśl ustawy o ochronie sygnalistów rozumienie się – informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Tryb postepowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi

1.        Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnionych pracowników 
w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie 
i przeprowadzanie działań następczych.

2.        W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Pana/Pani o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

3.        Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka 
z poniższych działań:

1)        wprowadzenie zmian w naszych procedurach;

2)        zgłoszenia odpowiednim organom;

3)        przeszkolenia personelu;

4)        wdrożenia nowych systemów kontroli.

4.        W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu naszego działania, przekażemy je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

5.        Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w Pana/Pani zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem Pana/Pani wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Poinformujemy Pana/Panią o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostawimy je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

6.        Wszystkie zgłoszenia odnotowujemy w naszym wewnętrznym rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Termin przekazania informacji zwrotnej

1.        Potwierdzimy Panu/Pani przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje przekażemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, 
o ile nie otrzymaliśmy od Pana/Pani sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.

2.        Informacji o przyjęciu zgłoszenia nie przekażemy, jeżeli będziemy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności Pana/Pani tożsamości.

3.        Możemy zwrócić się do Pana/Pani, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Pana/Pani posiadaniu – podanie ich jest dobrowolne.

4.        Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, poinformujemy Pana/Panią o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia.

5.        Poinformujemy Pana/Panią o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że jest on właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia.

6.        Przekażemy Panu/Pani informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

7.        Przekażemy Panu/Pani informację, jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.

8.        Poinformujemy Pana/Panią o ostatecznym wyniku naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Zasady poufności

1.        Proces zgłaszania naruszeń oraz udzielania informacji związanych z rozpatrzeniem zgłoszenia naruszenia, analizy naruszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających jest objęty całkowitą poufnością.  

2.        Zgłoszenia odbiera i zarządza ich obiegiem Pełnomocnik ds. sygnalistów w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych  lub jego zastępca.

3.        W przypadku, gdyby zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika PUP, pracownik ten jest zobowiązany do:

1)        nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie,

2)        niezwłocznego przekazania zgłoszenia Pełnomocnikowi ds. sygnalistów w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych  lub jego zastępcy, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

4.        Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Inowrocławiu upoważnił spośród swoich pracowników – osoby uprawnione (pełnomocnik ds. sygnalistów i jego zastępca) do:

1)        przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzaniem danych osobowych,

2)        kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu,

3)        przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

5.        Ww. osoby upoważnione są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

Zasady przetwarzania danych osobowych

1.        Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

2.        Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym 
i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku 
z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym 
w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

3.        Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 2, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

4.        Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

5.        W przypadku gdy sygnalista zdecyduje się na ujawnienie swojej tożsamości .(do czego ma prawo):

1)        w klauzuli informacyjnej skierowanej do osoby, której dane dotyczą (np. osoby, której dotyczy zgłoszenie) Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Inowrocławiu wskaże źródło pochodzenia danych osobowych, a więc że pochodzą od sygnalisty,

2)        w przypadku realizacji przez osobę, której dane dotyczą, prawa dostępu o którym mowa w art. 15 RODO – Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Inowrocławiu poda źródło pochodzenia danych.

Charakter działań następczych

1.        Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka 
z poniższych działań:

1)        wprowadzenie zmian w naszych procedurach;

2)        zgłoszenia odpowiednim organom;

3)        przeszkolenia personelu;

4)        wdrożenia nowych systemów kontroli.

Środki ochrony prawnej i procedury ochrony przed działaniami odwetowymi, dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, warunki ochrony sygnalisty przed odpowiedzialnością

1.        Na Pana/Pani żądanie wydamy w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że podlega Pan/Pani ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów.

2.        Dokonanie przez Pana/Panią zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że miała  Pani/Pan uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o sygnalistach.

3.        W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, 
o której mowa w ustępie powyżej, może Pani/Pan wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

4.        Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

5.        W przypadku podjęcia wobec Pana/Pani działań odwetowych, ma Pan/Pani prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.

6.        Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, może Pan/Pani skorzystać z poufnej porady upoważnionego przez nas pracownika – Pełnomocnika ds. sygnalistów. W tym celu proszę skorzystać z danych kontaktowych podanych poniżej.

Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

1.        Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, który dotyczy podmiotu, w którym doszło do naruszenia prawa, zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych tego podmiotu, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.